E-Rechnungspflicht: Was bis 2028 auf Ihr Unternehmen zukommt

Die E-Rechnung ist in Deutschland keine Zukunftsfrage mehr. Empfangen müssen Sie strukturierte Rechnungen bereits seit Januar 2025. Die Übergangsfrist für den Versand von Papier- und PDF-Rechnungen endet am 31. Dezember 2026 — das sind noch 149 Tage.

Der Zeitplan

Seit 1. Januar 2025 — Empfangspflicht, bereits in Kraft

Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen empfangen können. Dafür gab es keine Übergangsfrist und keine Umsatzgrenze. Ein Postfach, das strukturierte Rechnungen annehmen kann, genügt der Anforderung.

Bis 31. Dezember 2026 — Übergangsfrist für den Versand

Sie dürfen weiterhin Papierrechnungen verschicken. PDF-Rechnungen sind ebenfalls zulässig, allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers.

Ab 1. Januar 2027 — Ausstellungspflicht ab 800.000 € Umsatz

Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € müssen ihre B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen. Kleinere Unternehmen bekommen ein weiteres Jahr.

Ab 1. Januar 2028 — Ausstellungspflicht für alle

Die Pflicht gilt für sämtliche inländischen B2B-Umsätze, unabhängig vom Umsatz. Damit endet auch die Sonderregelung für EDI-Verfahren, die den Anforderungen nicht entsprechen.

Ein PDF ist keine E-Rechnung

Das ist der Punkt, an dem die meisten Missverständnisse entstehen. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland erfüllen das vor allem zwei Formate: XRechnung, ein reiner XML-Datensatz, und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ein Hybridformat, bei dem die XML-Daten in eine PDF-Datei eingebettet sind.

Eine gewöhnliche PDF-Rechnung — auch eine sauber gestaltete aus einem Textprogramm — gilt dagegen als „sonstige Rechnung". Sie erfüllt die Pflicht nicht. Wer 2027 weiterhin PDFs verschickt, stellt formal keine ordnungsgemäße Rechnung aus, mit den entsprechenden Folgen für den Vorsteuerabzug des Empfängers.

Was das für kleine Unternehmen bedeutet

Für Konzerne mit SAP-Landschaft ist das ein Projekt unter vielen. Für Freiberufler, Handwerksbetriebe und kleine Agenturen ist es eine unangenehme Frage: Muss man jetzt eine komplette Buchhaltungssoftware mit Monatsabonnement einführen, nur um eine formal korrekte Rechnung zu verschicken?

Genau an dieser Stelle setzt Invonio an — ein Produkt von Talivio Technology OÜ, dem Unternehmen, das auch Talivio News herausgibt.

Was Invonio übernimmt

• Formate. Invonio erzeugt ZUGFeRD und Factur-X sowie XRechnung in den Varianten CII und UBL. Die Datensätze entstehen strukturiert — sie werden nicht nachträglich aus einem Layout zusammengesetzt.
• Empfangen und archivieren ist kostenlos. Die Empfangspflicht gilt seit 2025 für alle. Invonio stellt den Empfang und die revisionssichere Ablage dauerhaft kostenfrei bereit, auch ohne zahlendes Konto.
• Nachweisbare Archivierung. Jedes abgelegte Dokument erhält eine SHA-256-Prüfsumme. Nachträgliche Änderungen sind damit erkennbar.
• Eingangsrechnungen werden gelesen. Eingehende strukturierte Rechnungen werden ausgewertet, statt nur abgelegt zu werden.
• Peppol-Zustellung mit Nachverfolgung sowie eine API-Schnittstelle, wenn Rechnungen aus einem eigenen System entstehen sollen.
• Kein Buchhaltungspaket drumherum. Invonio ist bewusst auf den Rechnungsvorgang beschränkt.

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